A l’ère du numérique, l’organisation d’un événement digital peut s’avérer une tâche intimidante. Cet article se penchera sur les différentes étapes à suivre pour organiser un événement digital réussi. Il vous aidera à déterminer le type d’événement à organiser, à trouver le bon public cible, à promouvoir votre événement, à gérer le contenu et à en mesurer les résultats. Nous discuterons également des moyens de rendre votre événement digital plus interactif et engageant. En suivant les conseils présentés ici, vous serez bien préparé à organiser un événement digital réussi.
Le monde est en train de passer au numérique, révélant ainsi le grand potentiel de cette technologie. Il est maintenant possible de se réunir en ligne, ce qui est incroyable. Les rencontres virtuelles sont à la mode et n’ont pas de limite. Si vous vous demandez comment organiser un événement en ligne, lisez jusqu’au bout cet article. Découvrez ci-dessous les 5 éléments à prendre en compte pour planifier votre événement digital.
Contenu de l'article :
Organiser une activité en ligne : les 5 étapes de préparation essentielles
Il peut y avoir plusieurs raisons d’organiser un événement numérique. Mais quelle que soit la motivation, sa réussite dépend des 5 points cruciaux de préparation ci-dessous.
Les objectifs de l’événement virtuel
Comme pour tout grand événement, il est nécessaire de définir des objectifs stratégiques clairs pour votre événement en ligne. Cette réflexion préalable vous permet de déterminer les orientations que vous souhaitez donner à votre événement. Elle aide également à prendre les bonnes décisions, et à choisir les outils adéquats par rapport à la taille de l’événement.
Fixer des objectifs réalisables et atteignables vous aide à évaluer les performances de votre campagne digitale. Cela contribue aussi à optimiser les résultats et les lignes directrices de votre campagne. Ainsi, que le but soit de renforcer la marque, de convertir les prospects en clients, de présenter un nouveau produit ou simplement de conquérir un nouveau marché… les objectifs vous aident à donner un sens à votre stratégie de planification. Ils servent aussi à identifier le public cible, à choisir la plateforme à utiliser et le format de l’événement.
La plateforme, le lieu et le format
Ces trois éléments, que l’on peut considérer comme la trinité de l’événement en ligne, donnent une structure précise à votre campagne numérique. La plateforme, le lieu et le format sont indissociables et il est impossible de choisir l’un sans prendre en compte les autres.
La plateforme
Le choix de la plateforme de diffusion doit se faire en fonction des objectifs de votre campagne. Internet offre un large éventail de plateformes de streaming. Ces options vous aident à déterminer la meilleure plateforme adaptée aux valeurs et à l’image de votre marque.
Vous devez donc prendre en compte la popularité et la fiabilité du support de diffusion. Des plateformes telles que Airmeet et Hopin sont très en vogue pour les événements numériques. D’autres tentent encore de séduire un grand nombre d’utilisateurs. Cependant, vous devez analyser de près les fonctionnalités proposées. Entre connexion, direct, billetterie, chat live, inscription, etc., comparez les différentes offres pour trouver celle qui vous convient.
Le lieu
Vous devez également réserver un lieu adéquat pour votre événement en ligne. Il peut s’agir d’une installation standard de studio, d’une salle de conférence ou d’un autre espace dédié. Votre événement virtuel peut être une association de formats : numérique et présentiel.
Le lieu doit pouvoir s’adapter à vos besoins afin d’accueillir votre cible et votre équipe. Évitez de penser à organiser votre événement en ligne dans la salle de conférence de votre entreprise. En effet, elle n’est pas prévue pour accueillir un événement numérique. De plus, le pare-feu peut causer des interférences et des problèmes de streaming.
Le pare-feu a pour mission de protéger et de garantir la sécurité de votre réseau informatique. Il est difficile de prédire les ennuis pour assurer une qualité satisfaisante dans la couverture de l’événement.
Le format
Vous n’êtes pas à court d’idées pour le format de votre événement virtuel. Il y a beaucoup d’options, mais chacune a ses avantages et ses inconvénients. Les choix sont les suivants.
- Ateliers ou formations en ligne
Si votre événement consiste à partager des connaissances, le format « atelier ou formation en ligne » est le plus approprié. Pensez à des sessions de formation courtes qui permettront à votre public d’acquérir de nouvelles compétences. Mettez tout en œuvre pour offrir des services de qualité avec des formateurs qualifiés.
L’interaction doit être encouragée sur vos différentes plates-formes de diffusion. Les participants doivent collaborer avec les formateurs en direct, partager des informations et contenus, répondre aux questions et autres. Les conférences d’entreprise sont également incluses dans la catégorie des ateliers et formations.
- Les conférences virtuelles
Ce format vous aide à organiser des événements virtuels avec un grand nombre d’intervenants. Les conférences virtuelles peuvent être des événements destinés aux professionnels ou ouverts au grand public. Elles permettent d’avoir une communication et un dialogue bidirectionnels.
Outre ces deux principaux formats, les événements numériques incluent également les webinaires, les salons de l’emploi en ligne, les collectes de fonds numériques, le team building numérique, les salons virtuels, les directs, le lancement d’un service/produit en ligne, etc.
Le contenu et les acteurs de l’événement digital
Les parties prenantes de votre événement en ligne auront une influence considérable sur son succès. L’attribution des rôles, la qualité des intervenants et la création du contenu de l’événement doivent susciter une grande vigilance de la part de l’organisateur. Ces intervenants peuvent devenir vos alliés dans les jours à venir, voire les ambassadeurs indirects de votre marque à plus long terme.
De plus, la place du contenu et des intervenants vous permet de proposer un événement en adéquation avec les besoins de votre cible. Pour un événement en présentiel, vous devez procéder par des répétitions, sorte de test avant le jour prévu pour l’événement.
C’est également indispensable pour un événement en ligne. En effet, tous vos conférenciers ne comprendront pas toujours comment fonctionne un événement digital en direct (ou non). Ils ne sauront pas non plus les aspects techniques d’un événement de ce type.
La promotion de l’événement virtuel
Vous devez toujours prendre en compte votre audience lorsqu’il s’agit de promouvoir votre événement en ligne. Étudiez votre cible pour un ciblage réussi. Vous devez savoir sur quelle plateforme la trouver, le type de support qu’elle utilise, ses habitudes de consommation, etc. Collectez le plus d’informations possibles sur votre cible pour réussir la campagne publicitaire de votre événement.
L’analyse de votre public cible vous aidera à mieux structurer votre argumentaire marketing. .leader-1-multi-114{border:none !important;display:block !important;float:none !important;line-height:0px;margin-bottom:15px !important;margin-left:auto !important;margin-right:auto !important;margin-top:15px !important;max-width:100% !important;min-height:250px;min-width:250px;padding:0;text-align:center !important;}
Le but est de persuader les gens à participer à votre événement, qu’il soit payant ou gratuit. Une fois l’audience analysée, vous pouvez décider de stimuler l’engagement en mettant l’accent sur la qualité de vos orateurs. Vous pouvez également insister sur les opportunités d’apprentissage et de mise en réseau offertes par votre événement numérique. Pour promouvoir votre événement auprès des bonnes personnes, vous pouvez utiliser les médias sociaux. Par exemple, vous pouvez employer des stories Facebook ou Instagram pour annoncer ou teaser votre événement. Des outils comme SocialPilot ou encore eClincher peuvent vous aider à gérer vos réseaux sociaux. Pour améliorer la visibilité, vous pouvez créer des affiches pour le digital ou publier votre événement sur un portail comme Eventbrite.
L’assistance
Proposer à vos participants une aide adéquate et personnalisée est tout aussi important pour un événement numérique que pour un événement physique. Il existe de nombreuses approches pour fournir cette guidance.
Vous pouvez par exemple anticiper leurs besoins. Vous pouvez également proposer une FAQ (foire aux questions) sur la prise en main de la plateforme de diffusion de votre événement. Le chat live (chat en direct) est une autre mesure d’assistance à utiliser.
Une équipe d’assistance technique qualifiée et expérimentée est souvent nécessaire pour organiser un événement digital important. Cela est par exemple nécessaire pour gérer les scénarios complexes dans lesquels une conversation vidéo avec un participant est requise.
Avantage principal d’un événement digital : quel est-il ?
La numérisation des événements est devenue très populaire auprès des marques, car elle offre de nombreux avantages. Les principaux sont les suivants :
Limitation de la présence physique du public et des participants
Les événements digitaux sont très pratiques et n’exigent pas la présence physique des participants et du public. Avec l’épidémie de Covid-19, le télétravail et les formules de travail à distance offrent plus de flexibilité et de temps libre. Les événements numériques supressent également les déplacements et facilitent l’accès à l’événement, ce qui est très apprécié par le public et les marques.
Budget réduit pour l’organisation
Le coût est un autre avantage des événements digitaux. Les outils de streaming sont peu coûteux et parfois même gratuits, comme c’est le cas chez Google. Les frais de mobilisation des participants sont donc très faibles. Enfin, le formulaire d’enregistrement se fait par courrier électronique, ce qui ne nécessite aucuns frais.
Ciblage de la clientèle plus facile
Grâce aux réseaux sociaux et aux différentes plateformes numériques, il est plus facile de toucher votre audience. Vous pouvez rapidement atteindre les personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement. En quelques secondes, vous pouvez toucher plusieurs centaines de personnes.
Protection de l’environnement
Les webinaires et salons virtuels sont très éco-responsables. Ils réduisent les déplacements et donc, l’émission des gaz toxiques dans l’air. Ils ont une faible empreinte carbone et protègent ainsi l’environnement.
Conférence virtuelle : comment organiser un événement digital ?
Quel type d’outils et de plateformes peut-on utiliser pour organiser un événement digital ?
Réponse :
Il existe de nombreux outils et plateformes disponibles pour organiser des événements numériques, notamment des plates-formes d’hébergement de webinaires, des plates-formes de streaming en direct, des plates-formes de réseaux sociaux, des plates-formes d’envoi d’e-mails et des plates-formes de gestion des inscriptions et des paiements.
Quel type de contenu peut-on présenter lors d’un événement digital ?
Réponse :
Le type de contenu que vous pouvez présenter lors d’un événement digital dépend de votre public cible et des objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous pouvez présenter des présentations, des démonstrations, des tutoriels, des vidéos, des webinaires, des ateliers, des séminaires, des débats et des panels. Vous pouvez également organiser des jeux et des concours pour susciter l’engagement de votre public.
Quelle est la meilleure façon de promouvoir un événement digital ?
Réponse :
Pour promouvoir un événement digital, vous devez d’abord définir votre public cible et comprendre les plateformes et canaux qu’ils utilisent. Vous pouvez ensuite créer un contenu intéressant et attrayant pour votre public cible et le promouvoir sur les médias sociaux, les blogs, les e-mails et les forums en ligne. Vous pouvez également utiliser des annonces payantes sur les plateformes de médias sociaux pour cibler les bonnes personnes et augmenter votre visibilité.