Ben Mazue

Qu’est-ce qu’un logiciel d’hôtellerie de bureau ?

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Il était une fois un employé qui entrait dans son immeuble de bureaux tous les matins de la semaine, se dirigeait vers son bureau avec son nom dessus et se connectait à son ordinateur pour commencer sa journée de travail. Ils s’asseyaient à côté de leurs collègues, généralement dans une zone désignée pour tous les membres de leur équipe.

Cette époque est révolue pour de nombreuses entreprises, même si certaines ont commencé à rouvrir leurs bureaux aux employés. Au lieu de revenir directement à un horaire de cinq jours par semaine à un bureau désigné, le retour au bureau s’est généralement facilité dans le travail au bureau avec une approche hybride, où les employés viennent au bureau quelques jours par semaine.

Mais comment gérer une main-d’œuvre dispersée qui revient dans un immeuble de bureaux ? Si une entreprise compte 300 employés, mais que 20 arrivent un mardi et 50 sont là un mercredi et qu’il n’y a personne le vendredi, l’ancienne façon d’avoir 300 sièges désignés pour chaque employé chaque jour n’a plus beaucoup de sens. Cela peut être un casse-tête pour la direction de l’entreprise de savoir qui entre, quand et à quelle fréquence (ou peu) les gens utilisent le bureau.

Entrez les éditeurs de logiciels pour le lieu de travail – comme Envoy, Condeco, Teem, Robin, OfficeTogether et OfficeSpace – qui offrent des services « d’hôtellerie » de bureau.

WTF c’est un logiciel « hoteling » ?

« Logiciel hôtelier » fait référence à une plate-forme les employés peuvent utiliser pour réserver un espace de bureau à l’avance, comme vous réserveriez une chambre d’hôtel. Le concept d’hôtellerie (et de bureau partagé) a commencé pour les personnes travaillant dans des espaces de coworking ou pour ceux qui occupaient des rôles tels que des consultants qui se déplaçaient dans les bureaux de différents clients et avaient besoin d’un espace pour travailler. Il a depuis été adopté par de plus en plus d’entreprises pour gérer la main-d’œuvre hybride pendant la pandémie.

Le terme « hoteling » peut parfois être utilisé de manière interchangeable avec « hot desking » – ce qui rend le tout encore plus déroutant. Ceux qui travaillent dans les logiciels de travail affirment souvent que le « hot desking » fait référence à la réservation d’un Non attribué espace dans un bureau (et trouver physiquement un bureau selon le principe du premier arrivé, premier servi) tandis que «l’hôtellerie» signifie réserver un spécifique bureau. La plupart des éditeurs de logiciels sur le lieu de travail offrent aux entreprises la possibilité d’autoriser les deux.

Comment fonctionne un logiciel hôtelier ?

Les éditeurs de logiciels hôteliers varient dans les fonctionnalités qu’ils proposent, mais l’essentiel est que les employés qui souhaitent entrer dans le bureau de leur entreprise peuvent télécharger une application sur leur téléphone ou accéder à un site Web pour réserver un espace de bureau ou une salle de réunion.

Envoy, par exemple, propose une application mobile et un tableau de bord de site Web pour réserver un espace de bureau. Envoy peut attribuer automatiquement un bureau aux employés, ou ils peuvent en sélectionner un par eux-mêmes. Une fonction de cartes virtuelles permet aux employés de voir qui travaille au bureau ce jour-là et où ils sont assis.

Les entreprises peuvent également définir des paramètres. Ils peuvent désigner des zones du bureau pour des équipes spécifiques, et les employés de ces équipes peuvent choisir un bureau uniquement dans ces zones. Ils peuvent choisir d’autoriser les employés à réserver un espace de bureau bien à l’avance ou seulement quelques jours avant qu’ils ne souhaitent se rendre au bureau. Des plates-formes comme Envoy permettent également aux entreprises de déterminer si elles souhaitent que les employés puissent réserver plusieurs jours à la fois.

Les employés peuvent utiliser un logiciel d’hôtellerie pour s’assurer que les collègues de leur équipe seront au bureau en même temps. Pour beaucoup, tout l’intérêt de travailler dans un bureau est de voir des collègues et de faciliter la collaboration entre les employés. C’est beaucoup plus facile lorsque d’autres personnes sont là en même temps que vous, et les personnes présentes sont celles avec lesquelles vous travaillez directement. Un employé peut ne pas vouloir prendre la peine de se déplacer si très peu de personnes travaillent au bureau ce jour-là et choisissent plutôt de venir un jour où plus de collègues seront là. Ou l’inverse peut être vrai – si un employé est préoccupé par le virus COVID-19 (ou veut simplement un espace de travail qui n’est pas son domicile ou un café), il peut préférer travailler au bureau lorsqu’il est moins occupé.

BuzzFeed utilise la société de logiciels Envoy pour l’enregistrement, les réservations de bureau et d’autres services, par exemple. Il en va de même pour Quartz, qui a commencé à utiliser Envoy lorsque l’entreprise a rouvert son bureau aux employés sur une base volontaire l’été dernier. NBCUniversal, ainsi que l’agence média Dentsu, utilisent Condeco pour gérer leurs effectifs.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des logiciels hôteliers ?

La réponse simple : pour que les employés puissent facilement réserver un espace dans le bureau pour travailler.

La réponse la plus longue : les données. La direction a accès à des analyses pour savoir qui est au bureau et quand. Les employés peuvent voir combien de personnes seront au bureau un jour donné, qui est au bureau ce jour-là et où ils seront assis. Il vaut mieux avoir à envoyer des e-mails à des collègues pour coordonner les horaires.

La direction de l’entreprise peut utiliser un logiciel d’hôtellerie pour voir à quelle fréquence le bureau est utilisé par les employés, ce qui est une mesure importante à surveiller lorsque les entreprises envisagent le rôle futur de l’espace de bureau. Par exemple, l’éditeur commercial Quartz a appris que le bureau était presque vide le vendredi de l’été dernier, alors l’entreprise a décidé de garder son bureau fermé ce jour de la semaine.

Tableau de bord d’analyse du lieu de travail d’Envoy

Cependant, le besoin d’un logiciel d’hôtellerie peut dépendre de la taille et de l’utilisation du bureau, en particulier pour les entreprises qui s’y rendent volontairement. Vox Media (qui a récemment acquis Group Nine) a découvert que, comme ses bureaux sont ouverts à 50 % de leur capacité et que les gens peuvent travailler volontairement à partir de ces espaces, un logiciel d’hôtellerie n’a pas été nécessaire pour réserver des bureaux.

Comment les entreprises utilisent-elles les logiciels d’hôtellerie pour gérer un retour au bureau plus sûr pendant la pandémie ?

Les entreprises peuvent également utiliser un logiciel d’hôtellerie pour gérer la santé et la sécurité des employés qui retournent au bureau. Depuis la pandémie, ces plateformes ont ajouté des fonctionnalités pour suivre les preuves de vaccination des employés, les résultats des tests COVID-19 et la recherche des contacts. La plate-forme d’Envoy peut déterminer qui a eu un contact étroit avec une personne infectée en fonction de qui a réservé un bureau à proximité de cet employé, par exemple.

Envoy a ajouté ces fonctionnalités en octobre 2021. Les employés peuvent télécharger une photo de leur preuve de vaccination COVID-19 ou des résultats de test. Chez Quartz, les documents sont examinés et approuvés par un administrateur avant qu’un employé puisse programmer sa visite. Les employés de Quartz passent également par un processus d’enregistrement, répondant à trois à quatre questions de santé sur la plateforme Envoy. Une fois que cela est autorisé, un laissez-passer est fourni pour permettre à l’employé d’entrer dans le bureau.

Les entreprises peuvent définir des limites de capacité sur le lieu de travail, qui alertent la direction lorsque le bureau a atteint sa capacité et peuvent automatiquement empêcher davantage de personnes de s’inscrire ou de se connecter pour éviter le surpeuplement.

Combien coûte un logiciel hôtelier ?

Fourchettes de prix basées sur la taille de l’entreprise utilisant les services du logiciel d’hôtellerie. Envoy a un plan gratuit pour les entreprises qui ont moins de 50 employés. À partir de là, les prix varient de 99 € par mois à 299 €, et les entreprises peuvent choisir d’ajouter plus de fonctionnalités pour plus d’argent. Chez Condeco, la tarification est basée sur le nombre de personnes qui utilisent la plateforme, à partir de 45 € par utilisateur et par an pour les entreprises qui comptent de 250 à 999 employés et de 35 € par utilisateur pour les entreprises qui comptent de 1 000 à 4 999 employés, avec une durée minimale de contrat de trois personnes. années.

Les entreprises utiliseront-elles ces services à long terme ?

Tant que la pandémie est là, les logiciels d’hôtellerie peuvent fournir aux employés des informations qui peuvent aider à déterminer s’ils souhaitent se rendre au bureau un jour donné, en fonction de leurs préférences individuelles et de leurs problèmes de santé. La direction de l’entreprise peut prendre des décisions en fonction des données qu’elle recueille à l’aide d’un logiciel d’hôtellerie, telles que la taille (et l’importance) des futurs espaces de bureau. Alors que les entreprises continuent d’ouvrir leurs bureaux alors que la pandémie (espérons-le) continue de se calmer cette année, il se pourrait même que les logiciels d’hôtellerie soient plus largement adoptés.

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