Téléphonie VoIP : fonctionnement et avantages en entreprise

La téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol) est devenue une technologie de communication de plus en plus populaire pour les entreprises. Il s’agit d’un système qui permet aux entreprises de passer des appels à travers un réseau IP (Internet Protocol) à des coûts considérablement réduits par rapport aux solutions traditionnelles. Dans cet article, nous allons examiner le fonctionnement de la téléphonie VoIP et pourquoi elle est devenue si populaire auprès des entreprises. Nous discuterons également des avantages de la téléphonie VoIP, ainsi que des considérations à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un système VoIP.

La téléphonie a connu un changement radical depuis plus de 150 ans, depuis l’invention du téléphone. Cette technologie de communication à distance a été un vecteur de développement essentiel pour l’humanité. Au cours du XXème siècle, les lignes téléphoniques commutées (RTC) ont été le moyen de communication téléphonique le plus répandu. Mais ce temps est en train de passer et la transition vers la VoIP est inévitable à court terme pour les entreprises. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir pour organiser la migration de votre entreprise vers cette technologie basée sur Internet.

Qu’est-ce que la téléphonie VoIP et comment fonctionne-t-elle?

VoIP (Voice over Internet Protocol) est une forme de communication à distance qui permet la transmission de voix et de vidéo entre deux terminaux via Internet.

Définition

La technologie VoIP (Voice over Internet Protocol) ou téléphonie sur IP est apparue dans les années 1990 et a été répandue à partir de 2003, avec l’arrivée de Skype. Selon le rapport Worldwide Voip Phone Systems Market 2020, le taux de croissance de la VoIP est prévu à 20 % entre 2020 et 2024.

Fonctionnement

Le fonctionnement de la téléphonie VoIP est différent de celui de la téléphonie classique. Avec la téléphonie classique, les données vocales sont converties en signal analogique et envoyées par un réseau de câbles en cuivre. Avec la VoIP, les données vocales sont compressées par un codec, puis envoyées sous forme de paquets de données numériques via le réseau Internet. Elles sont décompressées et reconverties en données vocales quand elles atteignent le destinataire.

Pour installer un réseau VoIP dans votre entreprise, vous devez disposer d’un standard téléphonique IP (IP Private Automatic Branch eXchange). Il peut être mis en place sous différentes formes :

  • Un IPBX physique : un autocommutateur téléphonique installé dans un boîtier.
  • Un Centrex : un réseau téléphonique partagé par plusieurs clients installé chez l’opérateur VoIP.
  • Un IPBX virtuel : un standard téléphonique complètement dématérialisé dans le cloud.

Les utilisateurs de la téléphonie VoIP peuvent utiliser 3 types de terminaux :

  • Un téléphone IP Wi-Fi : un terminal téléphonique connecté au Wi-Fi.
  • Un téléphone IP : un téléphone connecté à Internet par câble.
  • Un softphone : un logiciel installé sur un ordinateur avec un micro et une sortie audio.

voip en entreprise

Bénéfices pour une entreprise qui migre vers la téléphonie VoIP

Dans les années à venir, la migration vers la téléphonie VoIP sera obligatoire. Les avantages de cette technologie par rapport à une installation RTC classique sont nombreux.

Réduction des coûts téléphoniques

Le premier bénéfice de la migration vers la téléphonie VoIP est financier. Les appels effectués sur VoIP vous feront épargner des sommes non négligeables, comparativement à ce que vous dépensez pour vos factures téléphoniques sur RTC. Étant donné que la VoIP utilise un protocole Internet, il n’y a pas de surcoûts pour les appels internationaux. L’économie est donc plus importante pour les entreprises ayant des activités à l’étranger (fournisseurs, clients, filiales et maison-mère). De plus, le matériel à installer pour la VoIP est à des prix très bas et sa maintenance est simple.

Adaptabilité et mise en place

La téléphonie VoIP est facile à implanter au sein de l’entreprise. L’IPBX est plus aisé à installer que le commutateur pour RTC, avec un réseau de câbles moins compliqué. Par ailleurs, la structure du réseau VoIP de votre entreprise peut facilement être modifiée.

Cette adaptation permettrait notamment de suivre les changements de votre entreprise en cas de restructuration ou de recrutement de nouveaux salariés.

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Qualité d’appel optimale

Cet avantage sera le plus visible aux yeux des utilisateurs au sein de l’entreprise. Avec la téléphonie VoIP, la clarté et la fidélité du son sont parfaites. Cela est dû au mode de transport des données vocales. Par conséquent, sous réserve d’une connexion Internet de qualité, la conversion en données numériques est plus fiable qu’en données analogiques.

Vidéo et conférence

La VoIP permet non seulement de réaliser des appels, mais peut aussi servir d’outil de travail collaboratif. Le système VoIP de votre entreprise permet de faire des appels conférences entre plusieurs personnes en même temps. La vidéoconférence est aussi réalisable, ainsi que le partage de captures d’écran ou le chat interne.

Boite vocale et standard téléphonique professionnel

Le standard téléphonique en VoIP comporte de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez le configurer afin d’obtenir une expérience similaire à celle que vous offrirait une réceptionniste. Ainsi, avec son standard téléphonique pro, vous pouvez :

  • Enregistrer un message de bienvenue personnalisé pour les appelants ;
  • Faire enregistrer les appels ;
  • Avoir des statistiques d’appels détaillées ;
  • Mettre en place une liste noire pour rejeter des appels non désirés ;
  • Recevoir une transcription textuelle des messages et la faire envoyer par e-mail ;
  • Écouter des messages à distance.

téléphone voip

Amélioration de la relation clientèle

La téléphonie VoIP permet aussi aux entreprises de mieux gérer leur clientèle. Les solutions logicielles de VoIP peuvent s’intégrer à votre logiciel CRM (gestion de la relation client) de gestion de la relation client.

Ainsi, en fusionnant les informations inscrites dans le système de gestion de la relation client et celles qui sont stockées sur la téléphonie VoIP, l’entreprise peut tirer profit de vos interactions pour créer plus de valeur.

Consolidation des données

Tous les échanges par VoIP peuvent être enregistrés sur un nuage dédié. La VoIP permet donc de centraliser toutes les données échangées à l’interne comme à l’externe. Les conversations téléphoniques, les réunions, les messageries instantanées et les Fax peuvent être gérés par la VoIP et sauvegardés sur le cloud. Cet archivage centralisé offre une meilleure gestion des informations, qu’il s’agisse de contrôles ou de traitement de données.

Mobilité et productivité

L’utilisation de la VoIP améliore l’efficacité. Les limites liées à l’accès à votre numéro professionnel uniquement dans le bureau disparaissent. Avec une application à installer sur un téléphone mobile ou un ordinateur, chaque employé peut continuer à passer et recevoir des appels hors des locaux. Il reste donc joignable 24 heures sur 24 et peut utiliser son numéro professionnel même en voyage. Le numéro VoIP est international ; il ne possède pas d’indice géographique. De plus, intégrer tous les modes de communication interne et externe (appels, conférences, messageries, fax, stockage sur le cloud) dans un même système permet d’améliorer la productivité des employés et facilite le télétravail.

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Qu’est-ce que la VoIP?

Réponse :

La VoIP (Voice over IP) est une technologie qui permet de transmettre des conversations vocales sur des réseaux IP (Internet Protocol).

Comment la VoIP fonctionne-t-elle en entreprise?

Réponse :

La VoIP en entreprise fonctionne en convertissant la voix des utilisateurs en données numériques qui peuvent être transmises à travers un réseau IP. Cela permet aux entreprises d’utiliser leur réseau IP existant pour transmettre des conversations vocales entre les utilisateurs, et de bénéficier d’un coût d’appel moins cher et d’une plus grande flexibilité.

Quels sont les avantages de la VoIP pour les entreprises?

Réponse :

Les principaux avantages de la VoIP pour les entreprises sont un coût d’appel moins cher, une plus grande flexibilité et une meilleure connectivité. La VoIP permet aux entreprises de réduire leurs coûts d’appel en utilisant leur réseau IP existant, et de bénéficier de fonctionnalités avancées telles que la messagerie vocale, le transfert d’appel, la mise en conférence et la visioconférence.

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